志工排班與時數管理系統：LINE 排班報到，月底一鍵產生衛福部匯入檔

志工隊的督導，每個月大概都在做這幾件事：在 LINE 群組喊人補班、對著紙本簽到簿算時數、再把時數一筆一筆輸入衛福部系統。115 年起運用單位要在全國志願服務資訊整合系統登錄紀錄冊內容，主管機關也可以抽檢，這些事只會更多、不會更少。

這套系統把排班、報到、算時數、匯出串成一條線，讓督導把時間還給志工與服務對象。

先看實際操作：志工排班・報到・時數 Demo（晴光陪伴協會）。用「志工 林曉晴」登入試報到，再用「督導 黃美玲」登入看出勤比對與月底匯出。

適合哪些團體

• 需要固定排班的志工隊：陪伴專線、長照據點、身障與兒少機構、宗教與基金會的服務隊。
• 志工大約 20～300 人，有一到幾位督導或社工負責管理。
• 要把志工時數登錄到衛福部系統，用來申請紀錄冊、榮譽卡與各項獎勵。

四個步驟

1. 排班：志工自己選

• 志工在 LINE 裡打開月曆，自己挑日期和時段，送出後由督導核准。
• 每個時段的人數上限、同一人連續班數等規則，系統先擋，督導不用一筆一筆檢查。
• 哪些時段還沒人，督導一眼就看得到。

2. 報到：手機就能打卡

• 志工到班時在 LINE 裡按「報到」，離開時按「簽退」，不用另裝 App，也不用現場電腦。
• 系統比對手機定位，離服務地點太遠或定位不準時不能打卡。
• 介面字大、按鈕少，長輩志工也能自己操作。

3. 出勤比對：異常自動列出來

• 核准的班表對照報到紀錄，自動標出排班未到、忘了簽退、沒排班卻來打卡、遲到、早退。
• 督導可以補登、核可或設為不計入，每一次處理都會留下異動紀錄，評鑑或抽檢時查得到來源。

4. 月底匯出：一鍵產生衛福部檔案

• 依志工與月份自動加總，產生衛福部「服務時數匯入作業」的 Excel，上傳一次就完成。
• 服務項目、服務內容代碼依你們團體設定。
• 同一個月重複匯出會先警告，避免時數重複計算。

欄位怎麼填、常見錯誤，可以參考〈志工服務時數批次匯入 Excel 欄位整理〉。

個資怎麼保護

志工的身分證字號是匯入衛福部系統的必填欄位，也是最需要小心的資料。

• 身分證字號只在督導的瀏覽器裡加密與解密。密碼由團體自己設定，我們不保管；伺服器只存加密後的資料與遮罩，就算資料庫外洩，也看不到完整號碼。
• 畫面一律遮罩顯示，只有督導角色能解密、匯出。
• 不存信用卡、不碰金流。
• 團體可以隨時匯出全部資料；停用後依約定刪除。
• 正式使用前會簽個資委託處理條款，寫清楚處理範圍與事故通知方式。

沒有任何系統能保證不被入侵，能做的是讓萬一出事時被拿走的東西越少越好。如果你們最近因為捐款系統的資安事件在重新檢查，可以先看〈netiCRM 資安事件後，公益團體現在可以先做的 8 件事〉。

為什麼找我

• 我很在意資安，個資能不存就不存、要存就加密。
• 我有企業保險的實務經驗。志工依《志願服務法》應由運用單位辦理意外事故保險，名冊與保險資料可以一起整理。
• 我經歷過勞資顧問協助的過程。排班、打卡、工時這類紀錄，我會做到每一筆都查得到來源與修改紀錄。
• 15 年軟體與設備系統開發經驗，習慣把流程做到可以長期維護。

導入流程

1. 聊聊現況：用 LINE 告訴我你們怎麼排班、怎麼簽到、怎麼登錄時數，目前最花時間的是哪一段。
2. 看 Demo、對需求：用你們的班別與規則說明會怎麼運作。
3. 試用：設定班別、衛福部代碼，匯入志工名冊，先跑一個月。
4. 正式使用：確認匯出檔在衛福部系統匯入成功，再決定方案。

目前開放少數團體免費試用，換取每月回饋。有興趣的話，加 LINE 跟我說你們的團體與志工人數。

常見問題

一定要用 LINE 嗎？ 志工端以 LINE 為主，因為大部分志工本來就在用、不用另外安裝。督導端用一般瀏覽器即可。

跟衛福部系統是什麼關係？ 衛福部系統是正式登錄的地方，這套系統不取代它。我們負責排班、報到與算時數，最後產生衛福部可以匯入的檔案，由督導上傳。

已經在用其他捐款或會員系統，可以一起用嗎？ 可以。這套系統只處理志工排班與時數，不影響你們現有的捐款、收據或會員系統。

購買服務會影響團體在 kindmap 的呈現嗎？ 不會。我另外經營的捐前一查 kindmap.link，收錄與查證結果與是否使用本服務無關。

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