NOTES ｜ 技術筆記
志工服務時數怎麼批次匯入衛福部系統：Excel 欄位整理與常見錯誤
衛福部志願服務資訊整合系統可以用 Excel 一次匯入多位志工的服務時數。這篇整理「服務時數匯入作業」每個欄位的填法、日期格式、匯入動作 A／U／D，以及重複匯入、代碼對不上等常見問題。
重點摘要
- 衛福部志願服務資訊整合系統的運用單位後台有「資料匯入匯出 → 服務時數匯入作業」，可以用 Excel（.xls）、XML 或 ODS 一次匯入多位志工的時數，檔案上限 10MB。
- 一列代表一位志工、一段期間、一種服務項目的時數合計，不是一次值班一列。
- 身分證字號是必填，服務項目、服務內容填的是代碼，代碼表在系統提供的範例檔裡。
- 匯入沒有覆蓋功能：同一份資料再匯一次會重複計算，修正要用「匯入動作」U（修改）或 D（刪除）。
- 法規面：依修正後的《志願服務證及服務紀錄冊管理辦法》，自 115 年 1 月 1 日起，運用單位應於全國志願服務資訊整合系統登錄紀錄冊內容。
可以直接試用的 Demo：志工排班・報到・時數（晴光陪伴協會），從排班、手機報到到月底產生這份 Excel 一次串起來。
在哪裡匯入
登入運用單位後台後，依序點「資料匯入匯出」→「服務時數匯入作業」→「下載範例格式」，下載 Excel 範例檔。填好後回到同一頁：選擇單位、選擇檔案、按「檢視資料」確認，再按「確認後匯入」。匯入後狀態會先顯示「處理中」，過幾分鐘按「刷新」，看到「已完成」才算成功，失敗筆數可以在「錯誤紀錄」查看。
以上步驟整理自高雄市志願服務推廣中心提供的衛福部系統資料匯入教學（2024 年 7 月版）。系統畫面可能更新，請以你登入後看到的為準。
欄位怎麼填
| 欄位 | 必填 | 填法 |
|---|---|---|
| 姓名 | 志工姓名 | |
| 身分證字號 | 是 | 系統用來對應志工 |
| 服務日期起、服務日期訖 | 是 | 民國年 7 碼，例如 1130701、1130731 |
| 服務項目 | 是 | 4 碼代碼，對照範例檔「服務項目代碼」工作表 |
| 服務內容 | 是 | 4 碼代碼，對照範例檔「服務內容代碼」工作表 |
| 服務時數-小時 | 是 | 整數 |
| 服務時數-分鐘 | 是 | 0～59 的整數 |
| 受服務人次 | 是 | 沒有就填 0 |
| 交通費、誤餐費 | 是 | 沒有就填 0 |
| 服務區域 | 代碼 | |
| 備註 | ||
| 匯入動作 | A 新增、U 修改、D 刪除 |
幾個容易出錯的地方：
- 代碼前面的 0 不能掉。在 Excel 直接打 0080 會變成 80，欄位要先設成文字格式。
- 日期是民國年，而且是 7 碼（113 年就是 113 開頭），不是西元年。
- 分鐘不能填 60 以上，90 分鐘要寫成 1 小時 30 分。
- 不要改範例檔的欄位順序與工作表，也不要刪掉代碼工作表。
一列要放多長的期間
衛福部系統的教學寫的是「服務日期起訖請填寫同個月份」，範例是 1130601 到 1130630。另一方面，新北市教育局的服務時數登錄說明建議所屬單位每半年匯入一次即可。
兩者並不衝突：可以半年才上傳一次，但檔案裡依月份分列，每列的起訖落在同一個月。這樣最保險，志工自己上網查詢時也看得到每個月的紀錄。
重複匯入怎麼辦
匯入沒有覆蓋功能，最常見的問題是同一個月匯了兩次，時數變成兩倍。建議：
- 每次匯入後，把檔案名稱、月份、筆數記下來。
- 要修正某位志工某個月的時數，用同樣的身分證字號、日期、項目，把「匯入動作」改成 U。
- 整批匯錯，用 D 刪除後再用 A 重新匯入。
從打卡紀錄到匯入檔
如果平常的簽到是紙本或 Google 表單，月底要做的事其實是：
- 每筆簽到簽退算出分鐘數，缺簽退的挑出來確認。
- 依「志工 × 月份 × 服務項目 × 服務內容」加總。
- 分鐘換算成小時加分鐘，日期換成民國年，代碼保留前導 0。
- 補上身分證字號，存成 .xls。
這幾步很適合交給程式做。身分證字號是敏感個資，我的做法是讓它只在督導的瀏覽器裡加密與解密，伺服器和試算表都只存密文與遮罩，匯出時才在本機組出完整檔案。Demo 裡可以直接看到這個流程。
需要協助
如果你們的志工隊想把排班、簽到和時數匯出串在一起，可以看公益單位數位服務，或直接用 LINE 跟我說目前怎麼做。